Personeel en organisatie richt zich op organisatieontwikkeling, personeelsbeleid, personeels- en salarisadministratie, rechtspositie en arbeidsomstandigheden.

Rechtspositie
De Cao voor het gemeentepersoneel had een looptijd van 1 mei 2017 tot 1 januari 2019. Op grond hiervan hebben we de salarissen van het gemeentepersoneel per 1 januari 2018 met 1,5% verhoogd. Het individueel keuzebudget (IKB) is per 1 juli 2018 verhoogd met 0,25%. Ook is de Abp pensioenpremie in 2018 gestegen. Bij de opstelling van de begroting 2018 was hiermee rekening gehouden. De werkelijk betaalde salarissen in 2018 zijn in totaliteit binnen de geraamde salarisbedragen gebleven.

In het kader van langer gezond doorwerken hebben we in 2018 het generatiepact met een periode van opnieuw 3 jaar verlengd.

Organisatieontwikkeling
Onze visie 'op weg naar 2020' en de daarbij behorende kernthema's zijn steeds leidraad voor de organisatieontwikkeling. We zijn in 2018 doorgegaan met het leiderschapstraject 2020 waarin we de focus leggen op leiderschapsontwikkeling als collectief en als individu en daarnaast op het doorleven van de visie/kernthema's 2020. 

De vacature voor afdelingshoofd Samenleving is in 2018 ingevuld. Daarnaast zijn er 3 vacatures voor teamleiders ingevuld en zo’n 30 overige vacatures.

Personeelsbeleid
Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is leidend in alle instrumenten van personeelsbeleid die wij ontwikkelden en nog ontwikkelen. Sinds 2017 bieden we ontwikkelkansen aan onze medewerkers die gekoppeld zijn aan onze visie en onze vijf kernthema's 2020. Daarmee creëren we een leer- en mobiliteitscultuur in onze organisatie waarbij we de medewerker stimuleren om zelf de regie in handen te nemen. Dit hebben we in 2018 versterkt door ook met ‘klussen’ te werken. Extra/nieuwe taken of afgebakende werkzaamheden bieden we organisatie breed aan de medewerkers aan als ‘klus’. We stellen medewerkers daarmee in staat om ervaring op te doen met nieuwe of andere taken. Zij kunnen daardoor hun horizon verbreden en het helpt hen keuzes te maken in hun loopbaan. Ook dit jaar hebben we weer de Zeeuwse Meester in je werk week (mede) georganiseerd, waarin ook workshops vanuit het A&O fonds zijn aangeboden.

Arbeidsomstandigheden
In 2018 zijn maatregelen uitgevoerd uit de plannen van aanpak van de arbo risico-inventarisaties. Werplekonderzoeken en -instellingen op aanvraag van leidinggevenden en medewerkers hebben plaatsgevonden. Ook is zorg gedragen voor de opleidingen in het kader van de bedrijfshulpverlening. Het bedrijfsnoodplan ‘Koegors’ is geactualiseerd.
Aangezien het contract met de arbodienst afliep eind 2018, is een aanbestedingsprocedure opgezet. Dit heeft geleid tot een nieuw contract met Arbo Unie. Ook zijn in 2018 de maatregelen naar aanleiding van de nieuwe Arbeidsomstandighedenwet ingevoerd.

Personeels-en salarisadministratie
In 2018 hebben we na het volgen van een aanbestedingsprocedure een nieuwe applicatie voor personeels- en salarisadministratie aangeschaft en gedeeltelijk geïmplementeerd.  Hiermee zijn de digitale mogelijkheden voor medewerkers en leidinggevenden vergroot. Dit traject loopt door in 2019.

Integriteit
Op grond van de Ambtenarenwet dienen wij verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitsbeleid. Er is een aparte gedragscode voor ambtenaren en bestuurders. Dit heeft in 2018 geen bijzonderheden opgeleverd.

P&O-ondersteuning andere organisaties
De ondersteuning op het terrein van Personeel en Organisatie aan Sabewa Zeeland, RUD-Zeeland, gemeente Sluis en 'aan-z 'is ook in 2018 voortgezet. De ondersteuning is voor 'aan-z' eind 2018 beëindigd.

Financiën betreft financieel beleid, coördinatie en totstandkoming van de planning- en controldocumenten, ondersteuning van het management en de budgethouders (financieel consulentschap), financiële administratie en interne controle.

Planning- en control
Planning en control omvat het geheel van afspraken en activiteiten die ertoe moeten leiden dat we onze doelstellingen, die op de diverse beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd zijn, bereiken. Deze doelstellingen legden wij ook dit jaar weer vast in beleidsplannen, perspectievennota, programmabegroting en afdelingsplannen. Het coalitieakkoord 2018-2022 hebben wij verwerkt in de perspectievennota en programmabegroting.

Wij rapporteerden tussentijds in twee bestuursrapportages over de voortgang en leggen wij op het eind verantwoording af in de jaarstukken.
In 2018 hebben wij gekozen om met het huidige boekhoudsysteem verder te gaan. In 2019 kiezen we voor een nieuw, vereenvoudigd grootboekschema. Het softwarepakket voor de digitalisering van de planning en control documenten is uitgebreid. We zullen dit in 2019 verder ontwikkelen. Via een portal op onze website presenteren we de begroting en de jaarrekening.
Ook is een teamplan met belangrijke doelen voor Financiën opgezet.

Rechtmatigheid

Naast doelmatigheid en doeltreffendheid zorgen we er ook voor dat we rechtmatig handelen. We voeren interne controles uit om na te gaan of wij een alle getrouwheids- en rechtmatigheidscriteria hebben voldaan.

Onderzoeken

In het onderzoeksprogramma 2018 (verordening artikel 213 Gemeentewet) hebben we het onderzoek naar de kwaliteit van de informatie op o.a. de website opgenomen. Dit onderzoek loopt nog. Wij informeren de raad over de uitkomsten van het onderzoek in de raadscyclus van mei 2019. In deze cyclus informeren wij de raad ook over de uitkomsten van het onderzoek naar de samenstelling en gebruik van de plannings- en controldocumenten. Dit onderzoek hebben we in 2018 uitgevoerd.

Interne beheersing (o.a. rechtmatigheid)
Wij hebben in 2018 gewerkt aan het verbeteren van de administratieve organisatie en interne beheersing (professionaliseringsslag). In de reactie op de Boardletter 2018 van de accountant hebben wij de raad geïnformeerd dat we in 2019 verder werken aan de verbeteringen.

Digitale dienstverlening
Via een stelsel van landelijke digitale overheidsvoorzieningen wisselen we informatie uit met andere overheden. We gebruiken hun informatie en services in onze dienstverlening en omgekeerd. Zo sloten we in 2018 met onze digitale dienstverlening aan op het nationaal handelsregister, e-herkenning en eIDAS. We maakten diverse nieuwe e-diensten en vereenvoudigden bestaande e-diensten.  We communiceren steeds vaker via sociale media. En maakten het bezoekers aan onze website mogelijk om met ons te chatten.

Digitaal werken
We werken digitaal en zaakgericht. Alle inkomende post maken en verwerken we digitaal. Door digitaal te werken beschikken we over een goed gevuld digitaal archief. We publiceren de openbare informatie uit dit archief digitaal via onze website (raadsinformatie), via overheid.nl (verordeningen, beleidsregels, bekendmakingen) en ruimtelijkeplannen.nl (bestemmingsplannen).  We willen en zijn ook verplicht om onze digitale archieven ook op langere termijn digitaal toegankelijk houden voor bijvoorbeeld historisch onderzoek. En werken samen met het Zeeuws Archief aan een aansluitplan op hun E-depot.

Informatie, applicaties en portals
Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor behoorlijk bestuur en een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Om de vervolgslag te kunnen maken, werken wij aan de juiste informatie op de juiste plaats en op het juiste moment. Zo kunnen we actief inspelen op wensen en vragen van inwoners en ondernemers. De basis op orde en toekomstbestendige processen in de informatiehuishouding zijn voorwaarden hiervoor. Aan deze processen zal ook de komende jaren extra aandacht besteed worden.
Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van een gemeentelijke organisatie; de gemeente als informatie verwerkend bedrijf. Het is een continue proces om betrokken onderdelen, zoals soft-en-hardware, op operationeel- , tactisch- en strategische niveau op orde te hebben en te houden.
In 2018 hebben we een aantal belangrijke aanbestedingen ten behoeve van ons digitale informatielandschap afgerond. In 2019 wordt een aantal andere strategische software pakketten uit dit informatielandschap aanbesteed.

Informatieveiligheid
Informatieveiligheid is een steeds belangrijker thema binnen en buiten de gemeente. Inwoners en ketenpartners moeten er op kunnen vertrouwen dat onze gemeente zorgvuldig met hun gegevens omgaat.
In 2018 is er over het jaar 2017 verantwoording afgelegd over de ENSIA-audit. Deze audit op het gebied van Informatiebeveiliging is jaarlijks terugkerend. De gemeenteraad is via een raadsinformatiebrief van de uitkomsten op de hoogte gebracht.
Het gedrag van onze medewerkers en van onszelf is een belangrijk speerpunt bij het vergroten van informatieveiligheid. Voor de medewerkers zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd om het bewustzijn van Informatiebeveiliging onderdeel te laten uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden.
In 2019 zal een nieuw Informatiebeveiligingsbeleid ontwikkeld worden. Dit beleid inclusief een plan hoe hier mee om te gaan is gebaseerd op een zogenaamde GAP-analyse die aangeeft hoe ver Informatiebeveiliging ingebed is in de organisatie. De in 2018 uitgevoerde analyse geeft aan dat er nog voldoende aandachtspunten zijn voor het optimaliseren van de informatiebeveiliging.

Privacy
Op het gebied van privacy is de invoering per 25 mei 2018 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van grote invloed in de omgang met persoonsgegevens. Wij hebben nu de verplichting om aan te tonen dat wij de privacy waarborgen. Voorheen moest je voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens zonder dat daarbij gevraagd werd naar de aantoonbaarheid. Burgers kunnen nu inzage vragen over wat er met hun persoonsgegevens omgegaan wordt. Om deze wijziging goed in de organisatie te borgen is er een projectteam opgestart. Dit team heeft de opdracht te zorgen dat onze organisatie bewuster en volgens de wet- en regelgeving voldoet aan de nieuwe AVG.

Onder interne zaken vallen: de inrichting van onze kantoren (zoals de publiekshal, de raads- en burgerzaal, de vergaderkamers, het personeelsrestaurant en alle werkplekken), het beschikbaar hebben van een catering, het schoonhouden van de kantoren, de koffievoorziening, de printers, de repro, de postverzending, de bodedienst, het archief en het bestuurssecretariaat.
Om deze zaken uit te voeren sluiten we contracten met bedrijven om de voorzieningen te leveren. Bijvoorbeeld met Appèl voor de catering, met Dethon voor het schoonmaken, met Postnl voor de postverzending, met Konica Minolta voor de printers/scanners.
Het beheer van het 'overgebrachte' (=oud) archief is bij het Zeeuws Archief gelegd. Om informatie uit dit archief te raadplegen werken we samen met het Zeeuws Archief en het waterschap 'Scheldestromen'. In het kantoor van het waterschap in Terneuzen is een historisch informatiepunt ingericht.
Afgelopen jaar hebben we een nieuw contract afgesloten voor de exploitatie van de catering (personeelsrestaurant). Appèl zal tot en met 2022 het personeelsrestaurant exploiteren.
Per 1 januari 2018 hebben we ook een nieuw contract met Postnl voor de postverzending. Dit contract heeft een looptijd tot en met 2020.
Het contract met Dethon voor het schoonmaken van onze kantoren hebben we verlengd tot 1 januari 2020.
We zijn gestart met de voorbereidingen om de keuken (2e verdieping in het stadhuis) te vernieuwen. Deze werkzaamheden zullen in 2019 plaatsvinden.

We laten ons over het te voeren communicatiebeleid adviseren door onze communicatieadviseurs. Zij ondersteunen ons en zorgen voor perscontacten.
Ook ondersteunt communicatie de organisatie bij de vele manieren waarop er wordt gecommuniceerd.
In 2018 hebben we de effectiviteit van onze communicatiemiddelen onderzocht. Uit dit onderzoek blijkt dat de burgers onze communicatie beter waardeerden.
Verder hebben we in 2018 ingezet op ‘heldere taal’ en verschillende van onze medewerkers werken als taalcoach, die medewerkers helpen om eenvoudig en helder te schrijven.
Verder bevorderen we het gebruik van digitale middelen en nieuwe media binnen de eigen organisatie. Daarbij hoort ook het beroepsmatig gebruiken van social media en beeldmateriaal door onze medewerkers.

Jaarlijks stellen wij een inkoopplan op. Dat doen wij aan de hand van een inkoopanalyse en op basis van aankooptrajecten aangedragen door budgethouders. In dit plan nemen wij aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar op.
In 2018 verleenden wij ook weer de inkoopondersteuning aan RUD Zeeland en de gemeente Sluis. Deze ondersteuning zetten wij voort in 2019.
In 2018 is Social Retun On Investment (SROI) toegepast bij 8 projecten, waaronder de catering en Project Veerhaven fase 4. Daarnaast wordt SROI doorlopend toegepast bij de contracten Wet maatschappelijke ondersteuning (huishoudelijke zorg en hulpmiddelen) en schoonmaak via Dethon.
In 2018 werd circa 45% van het totale inkoopvolume lokaal (Zeeuws Vlaanderen) ingekocht. Dit percentage is lager dan in andere jaren. Op één groot rioleringsproject was vanwege de specifieke kennis en know-how inschrijving door een lokale partij niet mogelijk. Verder zijn er een aantal voertuigen geleverd door niet lokale bovenbouwleveranciers. Indien deze projecten niet worden meegenomen stijgt de lokale inkoop naar ongeveer 48%.
Bij het opstellen van de bestekken wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de thema’s die spelen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (voorheen aangeduid als duurzaam inkopen). Dit zijn onder andere de volgende thema’s

• Milieuvriendelijk
• MKB-vriendelijk
• Circulair/Biobased inkopen.

Onze inkoopresultaten in 2018 zijn:

Met het selectieresultaat geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het selectieresultaat berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding. Dit selectieresultaat loopt terug omdat er de laatste jaren meer op beste prijs-kwaliteitsverhouding wordt gegund.
De besparingen ten opzichte van de ‘oude situatie’ hebben betrekking op contracten die 2018 afliepen en opnieuw moesten worden aanbesteed. In 2018 waren dit onder andere de verzekeringen (motorrijtuigen en aansprakelijkheid). Daarnaast is een aantal applicaties opnieuw aanbesteed.

Onze eigen organisatie zorgt voor en waarborgt de juridische kwaliteit van de onderwerpen die in onze gemeente spelen. Hierbij gaat het om onder meer bijdragen aan verordeningen (Algemene Plaatselijke Verordening, Winkeltijdenverordening), diverse overeenkomsten, aanbestedingsprocedures en subsidiebesluiten.
Naast het waarborgen van de juridische kwaliteit voeren we een aantal reguliere taken uit. Het gaat daarbij o.a. om de behandeling van bezwaarschriften (in 2018: 91), klachten (in 2018: 77) en Koninklijke Onderscheidingen (in 2018: 21).
In 2018 zagen wij een toenemende vraag vanuit onze eigen organisatie en externe organisaties (RUD Zeeland, aan-z) voor advies en ondersteuning. Wij noemen: de Cuyperskerk in Sas van Gent, de skihal in Terneuzen, de actualisatie en opheffing van gemeenschappelijke regelingen (zoals die van Zeeland Seaports) en de speelkooi in Othene.